% Отчет от OpenFest 2016
% Васил Колев


# Генерално

Оцеляхме. Направихме приличен фест, с малко по-ниска посещаемост най-вече заради изборите. Според мен организационно тази година се постарахме по-малко от миналата. 

Този отчет включва нещата, които лично съм видял, занимавал и питал. Трябва да се допълва от останалите по темите, за които не съм писал или съм писал малко.

# Финанси

Ще се смята и прати допълнително. Тая година изглежда сме на плюс :) Чакат се плащанията от още 4 спонсора, има да изплатим още 3-4 фактури (едната от които е afterparty-то, за което има разни съмнения).

# Екип

Не ни стига.

Трябват ни още хора, които да са involved от самото начало поне за:

* Core
* Ток
* Видео
* Мрежа

За провеждането ни трябват повече хора за:

* Ориентиране на посетители (тая година нямаше разпределени хора)
	* Като цяло стърчане на едно място и помагане на посетители
* слагането на ленти може да се брои като отделен от рецепция екип
* Видео екип (бяха на ръба)
* Генерални почистващи дейности
* Куриерски дейности (някой да носи нещо от NOC на рецепция и т.н.)

Втория ден бяхме много закъсали сутринта за почти всякакви хора. Това може да се избегне с графици и по-малко натоварване предния ден.

Примерът, който работи е CCC - те имат 10% от посетителите си като доброволци. При нас това е м/у 100 и 300 човека, ние имаме около 50, което не ни дава никаква възможност да разпределяме смени и т.н..

Трябва ни определено и система за разпределение и графици, както и нови екипи (ориентирането, охраната и т.н.).

Също така субективно ми се стори, че engagement-а ни на доброволците е по-малък от миналата година, имаше само един голям инструктаж и малко хора идваха в средите, нещо по темата може да помогне с по-горните проблеми.


# Подготовка

## Място

Разгледахме две други места, преди да се върнем на филхармонията.

### НДК

Получи се огромна издънка, понеже в крайна сметка датите ни ги пишеше в един файл от 7те, които пратихме, който беше .ods и който не бяха успели да отворят, та някой ни беше заел датите.

Като цяло преговорите бяха стигнали на ниво да им предложим някакви неща като приложение, което да показва програмата им и някаква помощ с video streaming за Перото, а те да видят колко отстъпка могат да ни дадат. Преговаряхме за зала 3, две от  {7, 8 и 9}, с вариант за 3.1 и 3.2 за workshop-и, и може би 10 (пак за workshop-и). Имахме вариант за 2016 и 2017 (поради идващото председателство на ЕС от България). Председателството се премести, така че имаме вариант за следващите години.

Не стигнахме до инфраструктурни разговори. Ако има такива, вероятно ще бъдат тежки, понеже там има инфраструктура, която обаче не струва (особено за wifi) и като цяло трябва да караме основно на пасивната им (кабели и т.н.), достъпът до които вероятно ще е сложен.

### Ректората на СУ

Имахме вариант през студентски съвет на СУ. Огледахме мястото и има някакви варианти, но финалния извод беше, че не може да се разчита на тия хора и нямаме идея как можем да сме сигурни, че няма да ни преебат по някакъв начин. Аз лично ако нямам договор с тях, не бих се съгласил там да се случва openfest.

Също така не е ясно доколко искаме да се асоциираме с тях, СУ е доста крива институция (без да коментираме мнението за студентски съвет).

Инфраструктурно е мъка, но не чак колкото филхармонията. Има подходящи зали (снимки се намират на https://vasil.ludost.net/rektorat/), може да се намери място за workshop-и, може и да можем да си оправим достъпа за посетители като стоим само в едното крило.

### Филхармонията (финално)

Филхармонията не беше много по-добре от миналата година, но:

* Отделните стаи за багаж помогнаха, нищо на екипа не изчезна;
	* за сметка на това нещо на спонсор изчезна (Узунов).
* Кафенето и отделния NOC бяха много полезни, трябваше да се ползва това и от екипа

Тая година договорите с филхармонията бяха още по-странни, за 3200 лв наехме залата и купихме билети за около 9000 лв. Много се надявам да не изскочи никакъв проблем от това.

Локалният персонал беше по-добре от миналата година, поне човекът, който оставиха да отговаря беше по-съвестен, особено по време на setup-а. Озвучителят го нямаше през част от времето, което за известно време ни остави само на една колона в зала България, но с това се справихме.

Вентилацията се справи по-добре от миналата година, не мисля, че някъде имахме особени проблеми.

### Други варианти, дето сме мислили

* inter-expo center - или ни е малко (горе) или трябва да си правим сами залите долу, и искаха много пари и е на майната си
* sofia event center (в paradise mall-а) е твърде скъпо
* не искаме да опъваме тенти посред зима
* всичко останало е малко

## Гривни

Мисля, че тия от einlassenband са ни най-добрия вариант - не бяха много скъпи, дойдоха много бързо и като качество бият всичко друго, което сме имали. Ако можеше да не плащаме толкова пари за самия банков превод, щеше да е направо прекрасно:)

## Спонсори

Тази година бяха 13. Някакви се обаждаха в четвъртък да се включат.

# Програма

## Лекции

Нямам мнение. Мисля, че беше добра, обаче за нашия размер почвам да си мисля, че ни трябват някакви по-велики лекции. Ако имахме един фест дето да е с постижения като това на Божо, може би повече щеше да ни отговаря на желанията... Иска ми се да измислим нещо по темата.

Програмният комитет беше в ограничен състав, но се справи по-спокойно от миналата година.

Ползването на информацията от гласуването (класиране и конфликти) мисля, че доведе до най-добре подредената програма, която имахме и мисля, че имахме само едно препълване на зала (лекцията на uber-ския човек за microservices). 

Двете зали за лекции бяха ОК. Ако бяхме напълнили 3, щеше да има твърде много плява.

## Workshop-и

Ключарите и запояването си привличат хора. Мисля, че парите, дето отиват за ключарите, въпреки че са доста, си заслужават, щото тях не ги оставиха на мира и двата дни. Може да си струва за догодина да ги тормозим да направят нещо още по-голямо, включително и лекция.

Имаше един проблем, че едвам събрахме workshop-ите заради появилото се в последния момент запояване, и като цяло си мисля, че ни трябва еквивалентна площ за лекции и за workshop-и, особено ако имаме целодневни такива (които се оказват най-притегателното място на конференцията).

Смятам, че идеите и събирането на хора за workshop-и трябва да почне от януари или нещо такова, за да успеем да намерим достатъчно и интересни и да се опитаме да направим едно голямо място с такива.Можем да си останем на две зали за лекции, но не и на две стаи за workshop-и.

# Setup

Неща, които ни забавиха:

* Липсващ ток
* Репетицията в камерна зала
* Бъгове по setup-а в камерна зала

Като цяло, трябва да си сложим за пред локалните хора друга горна граница (например 23:00), за да не ни припират. Също така да си улесним setup-а на видеото още, понеже все е последния екип, дето остава да дебъгва (но тоя път само до 23:00, не до 02:00). Обмислям да направим разширен вариант на fosdem-ския, просто с кутиите вместо с тия scaler-и и т.н..

Също така трябва да ни е практика да не setup-ваме до след 23:00, понеже не успяваме да се наспим и на другия ден е съсипващо, миналата година това беше огромен проблем за съботата.

## Мрежа

Техника имахме достатъчно без голям проблем, въпреки че се наложи някакво пазаруване (особено за PoE нещата).

PoE-то помага много и трябва да се гони и за следващите години.

Мрежата трябва да се използва за още проекти, като например тоя с телефоните и интеркома на видео екипа. Като цяло се оказва от най-здравата ни инфраструктура и е добре да се възползваме от нея колкото можем.

Като цяло може да се каже, че имаме една от най-добрите мрежи за събития.

Мрежата тръгна без особени проблеми, като имаше малко неразбории и доста калпаво свършена работа по опъването на кабелите, която не трябва да се повтаря (на едно място например директно минаваха пред една врата и не можеше да се ползва).


# Протичане

## Вътрешна комуникация

Радиостанциите са полезни, но:

* Трябва да са свестни, имахме едно количество, дето за почти нищо не ставаха (Cobra);
* Трябва ни инструктаж как точно се ползват - миналата година направихме, тази не и си пролича;
* Определено трябва да измислим нещо за качеството, защото на моменти трудно се разбираме;
* Повече hands-free-та.

Slack-ът по време на събитието не се ползваше достатъчно, според мен.

Нямаше начин да се казва на видео екипа къде има проблем и трябваше Любо и Марио да тичат между залите. Нужно е нещо, което им светка и не може да бъде игнорирано лесно.

За комуникация между фиксираните места можем да помислим за IP телефони - можем да намерим достатъчно, на тихите места да са само с визуална сигнализация, и определено ще бият по качество радиостанциите. Примерните такива места са:

* team room
* рецепция
* NOC
* VOC
* при режисьорите на залите

Не използвахме достатъчно инсталираните тонколони из филхармонията за обявления, това можеше да помогне доста за ориентиране на хората. За догодина може да помислим за инсталиране на такава система където ще сме, дори да няма съществуваща.

## Спазване на време

Трябва ни някой, който да следи по часовник и да казва какво трябва да се случи. Закъсняхме с откриването и някои неща се бавеха.

## Музика

Не знам впечатлението на посетителите, мен много ме радва, това с рождения ден на пианиста мисля, че също добре подейства на обстановката.

## Детски кът

Май беше голям успех, трябва да видим дали не може да е за през цялото време, и да е далеч от overflow-а.

## Изгонени хора

* Георги Русийчев, пияно състояние/буйстване;
* КНСБ (те искаха и lightning talk), за спамене;
* Някакви други, пак за спамене.
	* Тези ги открихме, http://wpx.ninja/ , бяха писали за някаква лекция от CEO-то им Terry Kyle (който явно не беше успял да submit-не). Писал ни е Tommy Baykov <baykov.tommy@gmail.com>. За мен влизат в blacklist-а за каквото и да е.

Догодина охраната ни е задължителна, не мисля, че имаме друг вариант.


# Приключване

Разглабянето имаше проблеми:

* Мрежата беше спряна твърде бързо, което създаде разни проблеми;
* Имаше натиск от локалните хора да си тръгнем по-рано (на който не поддадохме, но тия определено си просеха боя);
* Иван не беше доволен от организацията на изнасянето и има идеи за догодина.

## Afterparty

* Алкохол ни е малък.
* Яна имаше забележка за парите и колко бързо са свършили.
* Да помислим за ядене за екипа преди партито, особено за хората, дето разтоварват.


# Бъдеще

* Ако няма да пропускаме година (което е някаква опция), да говорим с НДК за поне 2-3 години.
* Да направим нещо за привличане на гости от чужбина. Това го говорим поне от 5 години.
* Crowdfunding
* Повече екип (никаква идея откъде)

## Охрана

Тая година за през нощта сложихме камери със streaming (на рецепция и в NOC-а), за догодина можем да помислим за генерално за такива през цялото време, ползвайки gopro-та или подобни, които да бълват в реално време на нещо като 5fps. Мисля, че можем да сглобим достатъчно евтини работещи решения и да си ги навържем в мрежата.