На 15.10.2016 програмният комитет на OpenFest 2016 се събра, за да обсъди предложенията за лекции и workshop-и и да подреди програмата. Комитетът имаше доста разнообразен състав:
Комитетът беше подбран да съдържа хора от екипа на OpenFest и изявени такива от IT/Open-source средите в България.
Лекциите бяха събрани през системата ни за подаване на лекции (cfp.openfest.org, source има в github), и преди това имаше някакво информативно гласуване от hackerspace-овете в България (source на софтуера пак в github), за да имаме някаква идея към какво има интерес публиката ни. Същото гласуване тази година ни даваше информация и за конфликтите (т.е. кои лекции искат да се гледат от същите хора). Трябваше да подредим лекциите и workhsop-ите в слотове в два дни, в около четири зали:
Първоначалният план беше тази година да използваме само зала България и камерната зала за лекции, но в крайна сметка се оказа невъзможно.
Сбирката започна в 15:00.
Числово нещата изглеждаха така: 71 подадени заявки, от тях 14 workshop-и и 57 лекции. Имахме един отпаднал лектор (Marie Gitbub), като вариант да я заместим беше Arjen Kamphuis.
Първоначално направихме едно преглеждане на workshop-ите, за да решим кои са подходящи и за кои има интерес. След това пробно преглеждане направихме първо преглеждане на лекциите, където за всяка единодушно решавахме дали трябва да влезе, отпадне или да остане за преглеждане от следващия пас. Още на този пас имахме малко повече лекции, отколкото можехме да съберем в две зали.
След малко хапване направихме второ прочитане, само на лекциите, за които не бяхме решили на първо четене.
Тази година на база на колко лекции имахме решихме как да са слотовете, като сложихме за първия ден още един слот (реално стигайки до 3 слота преди обяд и 5 след). За подреждането на лекциите с малък интерес, които все пак трябваше да влязат в програмата отделихме 4 слота в малката зала (студио "Музика"), и разделихме мраморното фоайе на двете отделни маси, за да можем да опишем паралелните workshop-и в него.
Последва подреждане на лекциите в слотовете на програмата, като целите ни бяха следните:
Миналата година студио "Музика" беше настина препълнено, за това в него сме сложили малко лекции и пак ще инсталираме overflow.
След това подредихме и workshop-ите, където за тези с голям интерес сложихме да се проведат по два пъти. Има два целодневни (този на Toool.nl и "Forward to the past", които бяха оставени в мраморното фоайе.
Приключихме към 21:30. Програмата беше въведена в базата същата вечер, и обявена по стандартния ред.